Management Assistent

Managementassistent / PMO officer

Informaticadienst

De informaticadienst maakt deel uit van de ondersteunende diensten en heeft een belangrijke opdracht in de digitalisatie van het Instituut.  Om deze opdracht te kunnen verwezenlijken is een robuuste administratieve ondersteuning belangrijk om de goede werking van de dienst te verzekeren.  Deze ondersteuning situeert zich in een aantal routinematige taken aangevuld met administratieve ondersteuning van de Project Management Office (PMO) en projectleiders. 

Opdracht

  •         Samen met uw collega’s staat u in voor een vlotte en klantvriendelijke dienstverlening.
  •         U verwerkt en verdeelt inkomende en uitgaande oproepen, briefwisseling, mails om tijdig de informatie op de juiste plaats te krijgen.
  •         U voert secretariële, administratieve en logistieke activiteiten uit voor de informaticadienst waaronder:
    •    Offertes opvragen en bestellingen plaatsen.
    •    Ondersteuning bij het opmaken van bestekken.
    •    Budgetbeheer
    •    Agendabeheer
  •         U bereidt documenten voor, stelt zelf verslagen op en volgt actiepunten op om de informatie vast te leggen en door te sturen voor verder gebruik.
  •         Als kwaliteitsverantwoordelijke verwerkt u updates van procedures in het documentmanagementsysteem en zorgt voor vertalingen.
  •         U bent het eerste aanspreekpunt voor de werking van de PMO en ondersteund de projectleiders in het correct toepassen van de project management methodiek.  U neemt hierbij een actieve rol op in de communicatie om informatie naar de betrokken te laten doorvloeien. 

Profiel

  •        U hebt minimaal een bachelor in bijvoorbeeld Office management of de Communicatiewetenschappen en een gezonde interesse voor technologie.
  •        Bij voorkeur hebt u enkele jaren relevante ervaring.
    •        U beheerst goed het Nederlands en Engels, zowel gesproken als geschreven.
  •        U werkt vlot met Microsoft Office-toepassingen (Word, Excel, Access, Outlook).
  •         Kennis van projectmanagement is een extra troef.
  • U werkt accuraat en gestructureerd, hebt      zin voor verantwoordelijkheid en kunt goed omgaan met procedures.
  • U bent goed in het      beschrijven en oplossen van problemen.
  • U bent tactvol,      diplomatisch en staat communicatief sterk.

We bieden

  • Een boeiende functie      met ruimte voor ontplooiing en initiatief.
  • Een aangename werksfeer      in dynamische teams in een internationale werkomgeving. Het ITG is centraal gelegen in Antwerpen-Zuid en is      goed bereikbaar.
  • Een voltijdse functie      met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur, startdatum zo snel      mogelijk.
  • Een      loon rekening houdende met uw werkervaring, aangevuld met enkele      extralegale voordelen: fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer,      maaltijdcheques en aanvullend pensioen.

Geïnteresseerd?

Voor meer informatie over de opdracht en het profiel contacteert u Jan Dierckx (tel. 32 3 247 63 75 of jdierckx@itg.be)

Stuur uw cv en motivatiebrief naar vacatures@itg.be.

Solliciteer ten laatste op 27 november 2017.

Details
  • Betaalde job
  • Voltijds
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    bij vacatures@itg.be
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Meer informatie Werkgever
Instituut voor Tropische Geneeskunde
Nationalestraat 155
2000  Antwerpen