Ook vrijwilligers vragen duidelijke richtlijnen en feedback!

Dat de vrijwilligers een essentiële schakel zijn in de werking van veel NGO’s en non-profit organisaties zal niemand betwijfelen.

Maar hoe ga je met vrijwilligers om? Met de "zachte hand", of "streng maar rechtvaardig"?

Voor dat wij begonnen met ons KBS project ( Koning Boudewijn Stichting Koplopers gezocht) met als titel " Stroomlijnen van de communicatiekanalen tussen de verschillende geledingen van PROTOS en haar vrijwilligers", heerste bij ons het gevoel dat je een vrijwilliger niet "aanpakt" zoals een vaste beroepskracht. Vrijwilligerswerk gebeurt immers uit vrije wil en in de vrije tijd van de vrijwilliger: het is eerder vrijblijvend en niet dwingend. Je stuurt, coacht en (bege)leidt een vrijwilliger niet zoals een vaste werknemer.

Niets is minder waar.

Als je ziet wat de voornaamste demotivatoren zijn in personeelsmanagement, dan zijn die net dezelfde voor vrijwilligers. Voorbeelden zijn: onduidelijke verwachtingen, gebrek aan organisatiestructuur en beleid, tolereren van niet goed functioneren voor de lieve vrede, ontbreken van goed overleg en communicatie, slechte werkomstandigheden, stijl van leidinggeven zoals bvb. geen verantwoordelijkheden delegeren.

Daarentegen zijn, ook voor vrijwilligers, motivatoren zaken zoals: duidelijk gekende waarden, visie en missie, duidelijk gekende doelstellingen en richtlijnen, doorzichtige structuren, duidelijke taken en verantwoordelijkheid gedelegeerd krijgen en vooral….. regelmatige feedback krijgen: waardering, maar ook (opbouwende) kritiek!

Via een Internet gebaseerde enquête kregen al onze vrijwilligers ( vrijwillige bestuurders en echte vrijwilligers) de kans hun mening te geven over de hierboven vermelde beelden.

Het resultaat was dat factoren zoals de algemene sfeer, het algemene en het gemeenschappelijke kader waarvoor men werkt, de tijdige communicatie en het onderlinge overleg uiterst positief scoorden voor onze organisatie. Ik zou zeggen: gelukkig maar, want anders hadden we een serieus probleem.

Als minder goed werden volgende facetten aangegeven: éénduidigheid van de verantwoordelijkheden, heldere rolverdeling, kwaliteit van de taakverrichting, feedback en evaluatie.

Kortom: de vrijwilligers voelen zich goed binnen de PROTOS organisatie, maar hebben nood aan duidelijker richtlijnen over hun taak, over de vrijheden en beperkingen die ze krijgen, en willen ook duidelijke feedback over het werk dat ze voor de organisatie hebben gedaan.

In een workshop met een representatieve kerngroep van vrijwilligers zijn we dan dieper in gegaan hoe we die aspecten kunnen verbeteren. Er werden een aantal specifieke acties overeen gekomen om tot meer duidelijkheid te komen in de operationele kant van onze vrijwilligerswerking. De voornaamste zijn: een bestaand intern tweemaandelijks info-magazine werd opengesteld voor de vrijwilligers, zodanig dat zij zich nog dichter betrokken voelen bij onze werking in het Zuiden, alsook werd er een aparte webpagina voorzien op onze website speciaal rond onze vrijwilligerswerking. Daarnaast werden ook duidelijke instructies gegeven aan de vaste beroepskrachten die de vrijwilligers begeleiden, om vooraf preciezer aan te geven wat van de vrijwilliger wordt verwacht, en ook tijdig en frequent persoonlijke feedback te geven over het gepresteerde werk.

Een geëngageerde vrijwilliger wenst dus niet met de "zachte hand" behandeld te worden, maar weet graag vooraf direct en duidelijk wat van haar/hem verwacht wordt, en achteraf hoe hij of zij het werk gedaan heeft!

Dus toch "streng maar rechtvaardig"!


 

Deel dit artikel