Administratief assistenten (m/v/x)

                          

Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt

Administratief assistenten (m/v/x)

Voor het opvangcentrum van Zaventem

Referentienummer: 9044-139

 

Functie

Doel

U verzorgt een veelheid aan uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van een dienst om het algemene functioneren ervan te optimaliseren.

Context

 

Het opvangcentrum voor asielzoekers in Zaventem is een federale opvangcentrum beheerd door Fedasil met een capaciteit van 200 plaatsen voor families en alleenstaande mannen en vrouwen met of zonder kinderen

De personeelsleden verzekeren de omkadering van de bewoners en hebben verschillende taken en profielen. Samen vormen ze de verschillende diensten van het centrum: het onthaal, de sociale dienst, de medische dienst, de logistieke-technische dienst, de administratie, de dienst schoolbegeleiding en animatie, de opvoeders,…

Als administratief assistent werk je binnen de administratieve stafdienst. Als assistent medisch secretariaat werk je hoofdzakelijk binnen de medische dienst, maar voer je ook ondersteunende taken uit voor andere diensten.

 

Inhoud

 

Je werkt verslagen, brieven, nota’s en instructies uit als ondersteuning van de dienst.

Je bereidt dossiers voor volgens de gegeven aanwijzingen en volgt ze verder op.

Je behandelt briefwisseling, je klasseert alle relevante documenten en zorgt dat ze eenvoudig en snel beschikbaar zijn voor verder gebruik. Je beheert gegevens in databases.

Je zorgt mee voor een correcte communicatie tussen de dienst en andere interne en externe personen en diensten, u beheert binnenkomende en uitgaande informatie op een gestructureerde manier. U verwijst mensen door en stelt informatiebrochures ter beschikking.    

Je beheert de mee agenda en de planning, u legt afspraken vast en helpt bij de organisatie van vergaderingen.

Je ontvangt bezoekers en zorgt voor de praktische voorbereiding van vergaderingen (accommodatie, materiaal).

Als assistent medisch secretariaat zorg je hoofdzakelijk voor administratieve ondersteuning van de verpleegkundigen en de arts.

Profiel

Je hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be).

Je bent onmiddellijk beschikbaar

 

Diploma en ervaring

 

Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting.

Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.

Technische vaardigheden

Vereisten

Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …

Je hebt voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare multiculturele doelgroep.

Troeven

Je hebt kennis van overheidsopdrachten.

Je hebt kennis van het Engels en/of andere vreemde talen.

 

Algemene vaardigheden

In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot  oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

INFORMATIE VERWERKEN : efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen een beschikbare termijn.

Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.

ONDERSTEUNen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Aanbod

Type overeenkomst

Een voltijds contract (38u/week) van bepaalde duur tot 31/12/2019.

Plaats van tewerkstelling

Opvangcentrum Zaventem

Excelsiorlaan 40

1930 Zaventem

Loon

 

Je wordt aangeworven op het niveau NC1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandsalaris bedraagt € 2.030 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

 

Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).

 

Zin om te solliciteren?

Solliciteer tegen ten laatste 19/09/2019 door het invullen van het sollicitatieformulier op www.vdab.be

 

Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:

-       een motivatiebrief

-       een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)

-       een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma

Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen. 

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.selor.be).

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. Een bewijs model 2 is nodig voor functies op de minderjarigen afdeling.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie, bestaande uit een schriftelijke test en een selectiegesprek, zal plaatsvinden 26/09/2019. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, maar niet als eerste gerangschikt staan, wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 1 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Interne kandidaten

Aangezien het maximum aantal opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur (met inbegrip van de vervangingsovereenkomsten) beperkt is tot 4 over een periode van 2 jaar; kunnen de medewerkers die zich in dat geval bevinden, niet meer deelnemen aan een selectie voor een contract van bepaalde duur of een vervanging. Ze kunnen immers contractueel niet meer worden aangeworven met een vijfde overeenkomst van bepaalde duur.

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij Hector Zanvo (selectieverantwoordelijke): hector.zanvo@fedasil.be.

 

Details
  • Betaalde job
  • Voltijds
  • Loon: niveau NC1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandsalaris bedraagt € 2.030
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    met referentie 9044-139
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Meer informatie Werkgever
OC Zavetem
Excelsiorlaan 40
1930  Zaventem