ADMINISTRATIEF MEDEWERKER/FINANCIEEL PROJECTBEHEERDER

Het International Office van de KU Leuven is een team van experten dat in staat voor het uitrollen van een excellent internationaal beleid in nauwe interactie met actoren uit andere beleidsdomeinen. Als expertenteam bereidt het International Office het centrale internationale beleid voor en ondersteunt het de uitvoering ervan. Daarnaast ondersteunt en adviseert het team de faculteiten en andere eenheden van de KU Leuven aangaande internationalisering. Het team Universitaire Samenwerking met Ontwikkelingslanden binnen International Office ondersteunt studenten en academici die zoeken naar financiering voor samenwerkingsprojecten, beurzen, opleidingen en andere initiatieven voor universitaire ontwikkelingssamenwerking. Zij begeleiden promotoren bij een correcte en vlotte uitvoering van goedgekeurde onderzoeksprojecten met partnerinstellingen in het Zuiden.
Functie

- Je staat mee in voor de correcte, zorgvuldige en kwaliteitsvolle financiële en administratieve opvolging van een aantal projecten gefinancierd door VLIR-UOS, en beurzenprogramma’s.

 

- Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van mobiliteitsdossiers in het kader van verschillende programma’s:

  • Administratieve verwerking van mobiliteit volgens welbepaalde richtlijnen: controle gegevens en budget, voorbereiding visa applicatie, boekenvliegtuigtickets en hotels.
  • Afspraken met de dienst Admissions voor vlotte afhandeling van de dossiers.
  • Opvolging van rapportering na bezoeken.

 

- Je verzorgt de financiële opvolging en rapportering van Noord- en Zuidprojecten:

  • Budgetbeheer
  • Uitvoering van financiële transacties voor projecten
  • Voorbereiden van financiële rapportering conform de richtlijnen van de financierder in samenwerking met de dienst Financieel Beheer Projecten en Contracten
  • Regelmatige contacten met de lokale promotor of manager van het project
  • Controle van bestedingen door partners in het Zuiden

 

- Je zorgt voor de administratieve ondersteuning van deze projecten:

  • Contractopvolging
  • Informatieverstrekking door constante updates via intranet
  • Organisatie van informatiesessies

 

- Je neemt, in samenwerking met je collega's, actief deel aan activiteiten georganiseerd door het team.

Profiel
  • Je bent gedreven, geëngageerd en je werkt proactief.
  • Je behaalde minimum een bachelordiploma en hebt enige jaren relevante ervaring.
  • Je bent vertrouwd met de courante MS Office-toepassingen. Kennis van SAP is een pluspunt.
  • Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je bent geaccrediteerd als financieel antenne of bent bereid dit traject te volgen.
  • Je volgt relevante regelgeving en richtlijnen op de voet op.
  • Je kan zeer nauwkeurig werken en je bent veeleisend in je werk.
  • Je bent klantgericht ingesteld en kan probleemoplossend denken.
  • Je kan zowel zelfstandig als in teamverband functioneren.
  • Je ziet geen tegenstrijdigheid tussen nauwgezetheid en creativiteit.

 

Aanbod

Wij bieden een voltijdse arbeidsovereenkomst aan voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging voor onbepaalde duur. Deze functie is gekoppeld aan een salaris in graad 4 of 5, afhankelijk van je ervaring en competenties.

Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Sarah Pittomvils, tel.: +32 16 19 40 28.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 28/02/2019 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.
Details
  • Betaalde job
  • Voltijds
  • Loon: graad 4 of 5, zie ook www.kuleuvencareers.be - arbeidsvoorwaarden
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    met referentie ATP-2019-61
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Meer informatie Werkgever
Dienst Internationalisering
Naamsestraat 63
3000  Leuven