Assistante Du Département Supply Chain (m/f)

CONTEXTE

Raison d'être

Le département Supply Chain requière une gestion administrative et financière interne au département.

Mission

L'assistant(e) de département est chargé(e) de définir les modalités et d'assurer le suivi de cette gestion administrative et financière en s'assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l'information relative à l'organisation du département.

Il/Elle veille aussi au maintien d'une dynamique de département dans l'organisation des évènements supply formels et ceux qui le sont moins.

Il/Elle contribue à la mise en œuvre de la stratégie de communication du département supply chain.

Nature

Il/Elle sert d'interface entre le département supply chain et les départements administratifs et financiers.

Il/Elle apporte également son support aux projets transversaux du département supply chain.

RESPONSABILITES

1. Suivi administratif des ressources humaines supply du siège

· Assure le suivi administratif du cycle de recrutement (assistance à la rédaction des descriptions de poste, organisation administrative et pratique du processus de recrutement, accueil et installation des nouveaux employés...) en collaboration étroite avec le département RH

· Assure le suivi au quotidien de l'administration RH dans le département (gestion des congés, des absences maladies, des autres types d'absence, remboursements, listes téléphoniques, suivi des contrats du département, gestion de bénévoles, etc...) en collaboration étroite avec le département RH

2. Gestion administrative de l'information du département

· Gère les contrats et autres documents légaux liés aux activités du département (élaboration, classement et archivage)

· Prend les minutes et rédige les rapports des réunions du département Supply Chain

3. Gestion financière du département

· Coordonne l'élaboration du budget du département et fournit aux coordinateurs les informations nécessaires pour le suivi des dépenses du département

· Impute les factures du département et collabore avec l'unité comptable pour la gestion des paiements

4. Organisation d'événements et vie d'équipe

· Organise les événements formels du département supply chain (organisation du logement, du catering, des déplacements des participants, matériel nécessaire et contacts avec les fournisseurs...) (ex : supply week)

· Organise les événements informels du département supply chain (fêtes de départ, etc...)

· Participe aux réunions des assistant(e)s et contribue aux évènements collectifs

5. Soutien à la gestion et au suivi des projets dans le département

· Apporte un soutien dans le suivi de la mise en œuvre des projets du département

6. Mise en œuvre de la stratégie de communication interne du département

· Rassemble et mets en forme l'information que le département supply chain veut diffuser

· Travaille à l'élaboration de la stratégie de communication du département

· Aide à la rédaction des contenus pour les outils de communication internes et externe au département, en particulier coordination de la newsletter supply

PROFIL

Formation et expérience

· Diplôme d'enseignement supérieur

· Au moins 3 ans d'expérience professionnelle, de préférence dans une fonction similaire

· Expérience dans le secteur ONG est un atout

· Expérience dans le domaine de la communication

Aptitudes

· Parler et écrire couramment en anglais et en français

· Connaissance orale et écrite du néerlandais est un plus

· Bonne connaissance des outils MS Office

· Excellente rédaction de compte-rendu et capacité de synthèse

· Flexible, résistant(e) au stress, dynamique, diplomate et communicatif/ve

· Pouvoir détecter et mettre des priorités

· Aptitude d'organisation et de planification

· Travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe, et être capable d'assumer plusieurs tâches simultanément

· Trouve de la satisfaction dans un rôle de support

· Adhésion aux valeurs managériales de MSF : Respect, Transparence, Redevabilité, Intégrité, Confiance, Responsabilisation

CONDITIONS

· CDD de 7 mois – temps-plein – basé à Brussels

· Assurance hôpital (DKV) – Plan de pension – Cantine - remboursement des transports publics à 100%

· Date de début : 15/05/2019

Deadline pour postuler: 24/04/2019

CV + lettre de motivation à envoyer à Recruit-HQ-SC@brussels.msf.org

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