DOSSIERBEHEERDER PERSONEEL

Als dossierbeheerder personeelsaanwervingen ben je verantwoordelijk voor de afhandeling van de beslissingsprocedures inzake de aanstelling van personeelsleden. Je bent een sleutelfiguur in de samenwerking tussen de business verantwoordelijken en onze HR-teams. De dossierbeheerder verzekert dat een aanstelling, contractverlenging of contractbeëindiging correct en tijdig wordt uitgevoerd in lijn met de toepasselijke regelgeving en goedkeuringsflow. Gelet op het grote aantal verschillende statuten, het aantal entiteiten en financieringsbronnen is een helder advies en stipte opvolging van de beslissingsstappen essentieel.
 
Functie
  • Je verwerkt aanvragen tot aanstelling, verlenging en contractbeëindiging van medewerkers.
  • Je voert voor elk statuut de noodzakelijke controles uit en past de juiste procedure toe.
  • Je beoordeelt het dossier op kwaliteit, volledigheid en duidelijkheid van de aanvraag en waar nodig overleg je met de lokale HR-beheerder, de consulent (internationale tewerkstelling), business partner en/of beslissingsinstantie.
  • Je zorgt voor de volledigheid van het dossier en vraagt desgevallend ontbrekende informatie op.
  • Je maakt het dossier beslissingsklaar, doet hiervoor de nodige controles, informeert en adviseert waar nodig.
  • Je volgt proactief de dossiers met een aflopende contractdatum op en overlegt hierover met de lokale HR-beheerders, rekening houdend met de geldende regelgeving. Je verzekert een tijdige communicatie over probleemdossiers naar de beslissingsinstanties, de lokale HR-beheerders, de medewerker zelf en naar de betrokken HR-collega’s.
  • Je draagt bij aan de optimalisatie van aanstellingsprocessen en aan de continue verbetering van de dienstverlening die de Personeelsdienst levert.
Profiel
  • Je beschikt over een bachelordiploma (of gelijkwaardig door ervaring) en je hebt bij voorkeur een vijftal jaar ervaring in dossier- en workflowbeheer mét klantencontact. Ervaring in een personeelsadministratie is een troef.
  • Je hebt basiskennis van sociale wetgeving en je bent gedreven om een grondige kennis van KU Leuven statuten en reglementen te verwerven.
  • Je hebt de communicatieve vaardigheden om bij de verschillende belanghebbenden te informeren, hun vragen verder uit te diepen en hen proactief te adviseren over de aangewezen oplossing.  
  • Je bent een uitgesproken teamplayer en je werkt actief samen met anderen, over de teams heen, omdat dit de beste dienstverlening oplevert.
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk en je hebt oog voor communicatie met anderstalige personeelsleden.
  • Je bent nauwkeurig, oplossingsgericht, klantgedreven en je respecteert deadlines.
  • Je hebt zin voor verantwoordelijkheid en je bent voldoende stressbestendig om positief en proactief om te gaan met onduidelijkheden in dossiers en pieken in de werkbelasting.
  • Je bent vertrouwd met verschillende MS Office toepassingen en je hebt bij voorkeur enige gebruikerskennis van SAP.
Aanbod

Voor deze functie bieden wij een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Je kan rekenen op een job vol afwisseling met ruimte voor professionele groei en het opnemen van verantwoordelijkheden. Je werkt in de autoluwe omgeving in het hartje van Leuven.

Aan deze functie is een salaris in graad 4 of 5 gekoppeld, afhankelijk van je ervaring en competenties.

We zorgen voor de nodige interne opleiding en begeleiding, ook in de inwerkperiode. 

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets of e-bike, samenaankoop… Details omtrent de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op onze jobsite.

Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 19/01/2020 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.
Details
  • Betaalde job
  • Voltijds
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    met referentie ATP-2019-580
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Werkgever

Parijsstraat 72b
3000  Leuven