Geëngageerde HR Administration Officer (contract voor onbepaalde duur, parttime v/m/x)

Wij geven kansen aan twee miljoen ondernemende mensen in Azië, Afrika en Latijns-Amerika om hun dromen waar te maken. Is dat de fantastische uitdaging waar ook jij van droomt?

Het Departement Quality & Resources(QRD) van Trias bestaat uit tien medewerkers die werken aan de volgende disciplines: financiën, ICT, logistiek, vertalingen, interne communicatie en human resources. Binnen QRD is het HR team (2 personen) verantwoordelijk voor het HR domein. De HR Officer beheert de HR processen specifiek voor de hoofdzetel, maar ook gericht op de expats en soms ondersteunend aan de bredere organisatie. Taken betreffen de administratieve opvolging van instroom, doorstroom en exitprocedures, payrolling, HRM advies en dienstverlening, het beheer van de personeelsadministratie en de ontwikkeling en implementatie van HR beleid. Trias heeft in totaal ca. 130 medewerkers wereldwijd, waarvan er 30 werkzaam zijn op de hoofdzetel in Brussel.

Belangrijkste opdrachten:

Voor de HR-staf is het de uitdaging om de dienstverlening van HR in samenwerking met de andere disciplines te optimaliseren, onze administratieve processen steeds efficiënter te maken én de adviesrol en ondersteuning van het management inhoud te geven. Voor deze functie zoeken we een collega die het brede personeelsbeheer en administratieve en operationele taken op het gebied van HR opneemt in nauw samenspel met de coördinator HRM, die zich meer met advies, beleid en managementsupport bezighoudt.

Ook het actualiseren en opmaken van gebruiksvriendelijke HR manuals valt onder je verantwoordelijkheid, evenals het bijdragen aan budgetbeheer, beleidsontwikkeling en adviesvragen van medewerkers. Het personeel van de hoofdzetel en de expats zijn je voornaamste aandachtsgebieden. Daarnaast ben je ook de interne preventie-adviseur en heb je het welzijnsbeleid in je pakket. Je rapporteert formeel aan het diensthoofd QRD.

Je hoofdtaken zijn:

* Loon- en personeelsadministratie (staf HO en expats), inbegrepen het financieel beheer.

* Adviseren en communiceren naar medewerkers en leidinggevenden mbt HR-zaken.

* Opnemen van operationele en administratieve taken (factuurcodering, administratieve opvolging van de verzekeringspolissen, classificatie, ...)

* Administratief aanspreekpunt voor de expats (lonen, verzekeringen, huisvestingsvergoeding, okn,...)

* Operationaliseren van het HR beleid en het mee ontwikkelen cq bijdragen aan HR-beleid.

* Coördinatie en ondersteuning van aanwervingen, opvolging en introductie van nieuw personeel.

* Begeleiden van uitstromend personeel.

* De rol van interne preventie-adviseur inhoud geven.

* Correct opvolgen van de sociale wetgeving en up-to-date houden van procedures en manuals

* Coördinatie en intake van vrijwilligers die op/voor de hoofdzetel werkzaam zijn.

Gevraagd profiel:

Bachelordiploma human resources management of een (aantoonbaar) vergelijkbaar diploma of door ervaring verkregen niveau

Minimaal twee jaar werkervaring in een HR-functie, liefst binnen een social-profit organisatie of een NGO

Goede kennis van de Belgische sociale wetgeving, liefst ook affiniteit met internationaal HR

Aanvullende vormingen op het gebied van human resources (bv. adviesvaardigheden, sociale en arbeidswetgeving, communicatieve vaardigheden) is een troef.

Je kunt uitstekend overweg met MS Word en Excel en andere (Office-) applicaties.

Talenkennis: uitstekende beheersing van onze werktalen Nederlands en Engels. Goede kennis van het Frans is een troef.

Je bent assertief, communicatief en collegiaal en je hebt aantoonbare affiniteit voor administratieve processen en voor opvolging van procedures, en één feeling voor onze sector. Door je ervaring heb je een zeker inzicht in wat de functie inhoudt. De volgende competenties zijn belangrijk:

-Planning & Organisatie; je bent in staat om ordelijk en planmatig te werken en deadlines te respecteren;

- Klantvriendelijk; in staat om effectief en efficiënt dienst te verlenen aan interne en externe actoren; je bent daarbij empathisch en beschikt over goede mensenkennis, maar past ook de kaders en overeengekomen regels toe.

- Integriteit; je bent betrouwbaar, gaat vertrouwelijk met gegevens om, hebt een luisterende houding;

- Gericht op kwaliteit; je gaat voor continue verbetering en doet concrete voorstellen om de dienstverlening inhoudelijk te stroomlijnen.

- Initiatief; je neemt verantwoordelijkheid, ziet mogelijkheden om je werk te optimaliseren, doet voorstellen en onderneemt de nodige acti.e

- Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.

- Stressbestendig: je blijft effectief presteren onder tijdsdruk en bij een diversiteit aan taken

Gewenste attitude:

Je hebt een pro-actieve, lerende houding, onderschrijft de strategie en de kernwaarden van Trias en handelt daarnaar. Je toont commitment naar de organisatie, hebt respect voor anderen en andere culturen. Creatief denken is je niet vreemd. Je kunt goed zelfstandig werken maar bent zeker geen solist.

Ons aanbod:

  • Een brede HR-functie binnen een eigentijdse, internationale context met het accent op HR-beheer en administratie;
  • Salaris: basisloon categorie 3: minimaal 2503 Euro bruto/maand bij een voltijdse aanstelling. Definitieve inschaling vindt plaats op basis van het aantal jaren relevante ervaring en het aanstellingspercentage.
  • Een goed pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • Parttime contract voor onbepaalde duur (0,6 tot 0,8 vte is bespreekbaar)
  • Je werkt op de Trias hoofdzetel te Brussel, centraal gelegen op enkele passen van Metrostation Arts-Loi.
  • Glijdende werkuren.

Sollicitatie:

Jouw schriftelijke sollicitatie voorzien van motivatiebrief en CV en onder vermelding van minimaal twee referenties stuur je via e-mail: jobs@trias.ngo of per post naar: Trias vzw, Wetstraat 23 – 1040 Brussel. De uiterste inzenddatum is maandag 02 september 2019. Tot de procedure behoort eveneens een schriftelijke praktijktest.

Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend bij onze aanwerving, ongeacht hun sekse, afkomst, leeftijd, sociale achtergrond of handicap.

 

Details
  • Betaalde job
  • Deeltijds
  • Loon: Basisloon categorie 3: minimaal 2.503,00 Euro bruto/maand bij een voltijdse aanstelling. Definitieve inschaling vindt plaats op basis van het aantal jaren relevante ervaring en het aanstellingspercentage.
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    bij jobs@trias.ngo
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Meer informatie Werkgever
Hoofdzetel
Wetstraat 23
1040  Brussel