Medewerker onthaal en administratie Regio Limburg (Sint-Truiden)

Doel van je functie
Als medewerker onthaal en administratie verzorg je het fysiek en telefonisch onthaal voor de vestiging waar je werkt. Je verwijst bezoekers en partners correct door. Je ondersteunt de organisatie administra-tief op een kwaliteitsvolle wijze.


Je verantwoordelijkheden
Het kwaliteitsvol onthalen van de klanten
• Ontvangen van klanten en verduidelijken van de specifieke reden van bezoek.
• Doorverwijzen naar een contactpersoon, trajectbegeleider of consulent Nederlands leren.
• Waar mogelijk antwoorden op vragen van klanten (aan de balie of per telefoon), beperkt tot prakti-sche zaken (bijvoorbeeld het startuur van de les) en contactpersonen.
• Indien nodig doorverwijzen van klanten naar andere organisaties.
• Instaan voor het telefonisch onthaal en doorverwijzing.
Gegevens en informatie verzamelen en verwerken
• Registreren van persoonsgegevens in functie van gemaakte afspraken.
De post behandelen
• Intern sorteren en verdelen van de inkomende post.
Algemene ondersteunende taken uitvoeren
• Beheren van de voorraad van klein materiaal en folders.
• Ontvangen van leveringen.
Documenten opstellen en gebruiken
• Voorbereiden van bestelbonnen.
• Documenten opmaken ter ondersteuning van de werking.
De medewerkers van de dienst helpen bij de dossierbehandeling
• Vastleggen van afspraken tussen inburgeraar en consulent Nederlands leren of trajectbegeleider en informeren van de inburgeraars bij wegvallen van een afspraak, bijvoorbeeld wegens ziekte.
Het klassement op punt stellen en beheren
• Klasseren van documenten.
• Inventariseren van defecten binnen het gebouw en signaleren aan logistieke dienst.

Je profiel
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en een basiskennis van het Engels. Spreek je ook een andere taal, zoals standaard Arabisch, Somali, Tingrinya of Dari? Dan is dat een bijkomend voor-deel.
• Je hebt kennis van de regelgeving voor inburgering.
• Je kent de sociale kaart van jouw regio.
• Je kan de benodigde kantoorapparatuur gebruiken.
• Je beheerst de benodigde telefoontechnieken.
• Je bent administratief vaardig.
• Je bezit de benodigde PC-vaardigheden: Word, Excel, PowerPoint, Acces, Outlook, internet en het benodigde audiovisuele materiaal.
• Je kan helder en doelgericht communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan doelgericht en planmatig werken.
• Je staat open voor diversiteit.
• Je bent klantgericht.


Wat bieden we jou?
• Een deeltijdse (50%) vervangingsovereenkomst t.e.m. oktober 2019.
• Een loon volgens barema A2 van het PC 329.01.
• We houden rekening met relevante ervaring bij het bepalen van je anciënniteit.
• De volledige terugbetaling van een abonnement op het openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer.
• Een hospitalisatie- en groepsverzekering.
• Maaltijdcheques.
• Een interessante vakantieregeling.
Je standplaats is Sint-Truiden.


Hoe solliciteer je?
Je kan enkel solliciteren via mail. Je stuurt ten laatste op zondag 21 juli 2019 jouw motivatiebrief en cv naar vacatures@integratie-inburgering.be met vermelding van de referentie “medewerker onthaal en administratie – regio Limburg”.


Wie zijn we?
Het Agentschap Integratie en Inburgering is een Vlaams overheidsagentschap dat zich inzet voor een samenleving waarin herkomst geen beslissende rol speelt.
We ondersteunen lokale besturen, organisaties en burgers om beter om te gaan met de uitdagingen van migratie.
Hoe? Via een kwaliteitsvol aanbod op het vlak van integratie, inburgering, vreemdelingenrecht en inter-nationaal familierecht, Nederlands leren, sociaal tolken en vertalen.
Zo voeren we het Vlaamse inburgerings- en integratiebeleid uit, samen met de stedelijke agentschappen Gent en Antwerpen en het Huis van het Nederlands Brussel.
Bij de selectie van kandidaten houden we alleen rekening met je vaardigheden en kwaliteiten. Je leeftijd, afkomst, geslacht doen er niet toe.
Meer info vind je op www.integratie-inburgering.be.

Details Meer informatie Werkgever
Agentschap Integratie & Inburgering
Tour&Taxis - Havenlaan 86c
1000  Brussel