Medisch secretaresse (M/V/X)

Fedasil organiseert (rechtstreeks of met zijn partners) een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding van asielzoekers in België. Het Agentschap draagt bij tot het uitdenken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid en coördineert de programma’s voor vrijwillige terugkeer. Fedasil waakt tevens over de observatie en oriëntatie van niet-begeleide buitenlandse minderjarigen. Tot slot werkt Fedasil aan de integratie van de opvangcentra in de lokale gemeenschap.

 

 

Plaats van tewerkstelling:

 

Fedasil hoofdbestuur

Kartuizersstraat 21

1000 BRUSSEL

 

Doel van de functie:

 

Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst medisch beheer op de hoofdzetel van Fedasil en je draagt bij tot een goede communicatie en efficiënte organisatie van deze dienst.

Context van de functie:

 

Je werkt op de dienst ‘medisch beheer’ binnen de directie operationele diensten op de hoofdzetel van Fedasil. Het team wordt geleid door de arts medisch coördinator aan wie je rechtstreeks verantwoording geeft.

Binnen de medische dienst, zal je nauw samenwerken met de collega’s verpleegkundigen, een adviserend geneesheer, een psycho-sociaal coördinator en een eHealth coördinator.

Ook zal je nauwe contacten onderhouden met de medische collega’s in de opvang regio Noord en Zuid. 

Takenpakket:

Je staat de medische cel van de hoofdzetel en in de regio’s bij in het uitvoeren van hun administratieve taken:

 

Je draagt bij tot de goede organisatie en vlotte flow van de medische vragen die binnen komen per telefoon, mail of per fax…

Je  bent verantwoordelijk voor het opzoeken, voorbereiden, klasseren en correct archiveren van medische dossiers

Je helpt de artsen van de cel medisch beheer met opzoekwerk, o.a. proceduregegevens (stand van zaken asielaanvraag, 9 ter aanvraag, Dublin procedure…) , verblijfsadressen van asielzoekers, TBC status… steeds met oog voor het medisch beroepsgeheim.

Je zorgt voor het voorbereiden van medische vergaderingen en stafvergaderingen, het opmaken van het verslag van deze vergaderingen…

Je helpt met de organisatie van centrale medische vormingen en vergaderingen, zoals bvb het reserveren van zalen, versturen van uitnodigingen en bijhouden van inschrijvingen …

Je draagt bij tot het digitaliseren, logisch ordenen en bijhouden van medische documenten, verslagen, werkinstrumenten… voor de cel medisch beheer op de gemeenschappelijke server

Je houdt de contactlijsten van de cel medisch beheer up to date, zoals bvb. de contactlijst van bestaande en nieuwe opvangstructuren…

Je verzekert de verzending en/of het beschikbaar stellen van medische documenten, TBC screeningslijsten, medische instructies en protocollen, nieuwsbrieven… aan de medische diensten van de federale centra en aan de medisch coördinatoren van de opvangpartners

Je zorgt voor het print en kopieerwerk voor de cel medisch beheer, alsook voor de medische en TBC screenings ploeg in de dienst dispatching volgens noodzaak

Je staat mee in voor opmaken van dossiers voor centrale medische openbare aanbestedingen, alsook het opvolgen van de gunning ervan

Je helpt mee met het beheer van de centrale stock met medisch materiaal, zoals het opmaken van een inventaris, het regelmatig controleren van de stock, het coderen van medisch materiaal, het opmaken van bestelbonnen, het regelen van transport en leveringen…

Op vraag van de algemeen medisch coördinator, sta je de cel medisch beheer en de medische en TBC screenings ploeg van de dienst dispatching bij met andere administratieve taken in functie van de noden.

Onder toezicht van de E-health coördinator fungeer je  als het centrale aanspreekpunt voor de integratie van medische documenten binnen de software die het medisch dossier (DMI) van asielzoekers beheert. Met name:

De dagelijkse integratie van laboratoriumresultaten en speciale rapporten.

Voorbereiding van de dossiers van centrumbewoners geselecteerd onder het "resettlement programma"

Gegevensverificatie en integratie in de DMI van TBC-screeningsrapporten gegenereerd door de CARESTREAM-toepassing

Integratie binnen de DMI van externe medische documenten ter ondersteuning van specifieke verzoeken (artikel 7, opschorting, artikel 9ter, enz.)

Corrigerend bestandsbeheer (duplicaatbeheer, archivering ..)

Jouw profiel:

 

Vereist diploma: Je bent houder van een diploma hoger secundair onderwijs.

Een bijkomende opleiding en/of werkervaring in ‘medisch secretariaat’ is wenselijk.

Een professionele ervaring terzake en met de doelgroep is wenselijk.

Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een grondige kennis van het Frans (zowel lezen, schrijven als spreken)

Je beschikt over praktische computervaardigheden en je kunt vlot overweg met de courante software – zoals Word, Excel, Powerpoint…-  en je hebt ervaring met dataverwerking

Je bent punctueel en goed georganiseerd; je gaat graag grondig en systematisch te werk.

Je bent in staat om jouw werk zelfstandig te organiseren en prioriteiten te bepalen.

Je bent analytisch ingesteld en in staat om informatie te synthetiseren en op een eenvoudige en duidelijke wijze over te brengen.

Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en een vlotte pen.

Je  bent stressbestendig en creatief om onverwachte situaties en problemen aan te pakken.

Je werkt graag in team, je bent flexibel ingesteld en in staat om je aan te passen aan de werk organisatie van uw collegae en leidinggevenden

Ons aanbod:

 

Een voltijds contract (38u/week) van bepaalde duur.

Je wordt aangeworven als assistent op niveau C, met de loonschaal die voor je van toepassing is. De minimum basisvergoeding bedraagt € 1991 (bruto voltijds maandloon, aan de huidige index, rekening houdend met de barema's die voor u van toepassing zijn). Dit bedrag kan variëren in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.

26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Elektronische maaltijdcheques.

Patronale bijdrage in de hospitalisatieverzekering

Kiezen voor Fedasil betekent kiezen voor een boeiende multiculturele werkomgeving. Via onze missie, bevinden we ons in de kern van de samenleving, van buurtproblematiek tot internationaal niveau.

Selectieprocedure:

 

Indien deze functie je interesseert, gelieve te solliciteren door jouw motivatiebrief, een CV en een kopie van diploma te sturen via de vacature die je vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil 

Kandidaturen worden aanvaard tot 20/07/2018 om middernacht.

 

De preselectie gebeurt op basis van het CV en de motivatiebrief.

Alleen kandidaten die het best beantwoorden aan de vereisten van de functie worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Een gesprek met de jury en een praktische proef zullen uitmaken of het profiel van de kandidaat overeenkomt met de vereisten van de functie.

De kandidaten die geslaagd zijn voor de selectietest komen in een wervingsreserve (alle soorten contracten) die een jaar geldig is.

Overeenkomstig de reglementering en rekening houdend met het feit dat het maximum aantal opeenvolgende contracten van bepaalde duur (met inbegrip van de vervangingscontracten) beperkt is tot 4 over een periode van 2 jaar; de medewerkers van het Agentschap die in dienst zijn en reeds vier opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur hebben getekend bij Fedasil kunnen niet deelnemen aan de selectie voor een post van bepaalde duur of een vervanging. Ze kunnen niet contractueel aangeworven worden bij het Agentschap in het kader van een vijfde overeenkomst van bepaalde duur.

Kandidaten die in het buitenland een diploma hebben gekregen in een andere taal dan het Frans of het Nederlands en een gelijkstelling van diploma of attest kunnen voorleggen dat wettelijk erkend is, moet een officieel bewijs van deze gelijkstelling bij hun kandidatuur toevoegen. De kennis van de taal van de functie waarvoor deze kandidaat solliciteert, wordt beoordeeld via een taalexamen bij Selor. Gelieve ook het attest toe te voegen dat bewijst dat je geslaagd bent voor dit examen.

 

Wij moedigen diversiteit aan en moedigen personen met een handicap aan om zich kandidaat te stellen. Fedasil biedt, indien dit noodzakelijk is, de mogelijkheid tot redelijke aanpassingen van het selectieproces en de werkplek.  Indien u een aanpassing van de procedure wenst, gelieve dit te vermelden in uw kandidatuur.

Aarzel niet om contact op te nemen met de dienst HR Raf Verduyn per mail raf.verduyn@fedasil.be indien je meer informatie wenst over de functie.

Details
  • Betaalde job
  • Voltijds
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    met referentie 9130-205
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Werkgever
Fedasil
Kartuizerstraat 21
1000  Brussel