Procesbegeleider Klantenbeleving

A.     Functieomschrijving

In-Gent vzw ondersteunt het Vlaams en Gents integratiebeleid. Je vindt er alle diensten voor integratie, inburgering, sociaal vertalen en tolken.

De procesbegeleider vervoegt het team Kwaliteit, Preventie en Vorming en zet mee de krijtlijnen uit voor een breed en laagdrempelig nieuw te vormen dienstverlening vanuit de huidige onthaalwerking. Het doel is de toegankelijkheid en de slagkracht van deze nieuwe werking “Klantenbeleving” te vergroten en een maximale afstemming met alle interne stakeholders van IN-Gent te bewerkstelligen.

Hij/zij doet dit in nauw overleg met alle kernactoren binnen de organisatie, en rekening houdend met hun taken en verwachtingen.

In samenspraak met de stuurgroep Geïntegreerde Intake worden de competenties geïdentificeerd die binnen het Onthaal gerealiseerd moeten worden.

Kritische succesfactoren rond samenwerking, gegevensdeling en organisatie worden in kaart gebracht en in een ontwerpplan van aanpak uitgewerkt.

De procesbegeleider treedt op als team-coachend facilitator bij het ontwikkelen van de dienst Klantenbeleving en werkt zowel bottom-up als top-down. Je rapporteert aan de Stuurgroep Geïntegreerde Intake en aan de Directie.

In de nieuwe rol zorgt de dienst Klantenbeleving voor een wervelend klantenonthaal en een doelgerichte communicatie over ons breed aanbod. In een volgende fase staat dit team in voor de organisatie brede logistieke ondersteuning en werkt merk versterkend in een stedelijke context.

Jouw takenpakket bestaat uit:

 

Het team coachen naar een nieuwe werking Klantenbeleving.

  •    Samen met de collega’s maak je een actieplan op in lijn met de huidige organisatie ontwikkeling.
  •    Je doet voorstellen naar de toekomstige werkverdeling en coördinatie binnen het team van de onthaal werking.
  •    Je ondersteunt en motiveert de onthaalmedewerkers door begeleiding te geven tijdens het uitoefenen van complexe opdrachten.
  •    Je ondersteunt op een gedragen manier het leerproces van nieuwe taken en competenties en stuurt bij waar nodig.
  •    Je staat in voor een optimale informatiedoorstroming en het stimuleren van open communicatie over het opzet en de voortgang van het project zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Op die manier draag je ook bij aan het creëren van een draagvlak bij veranderingen.
  •    Je zorgt voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten en verantwoordelijkheden binnen het Onthaal. Op die manier werk je mee aan het creëren van een lerende organisatie.

Het project op een haalbare manier tot een goed einde brengen.

  •    Je maakt de project analyse op en begeleidt de uitvoering ervan.
  •    Je bevraagt de klanten, gebruikers en afdelingen over hun ervaringen, behoeften en verwachtingen.
  •    Aan de hand van een duidelijk doelstellingenkader doe je voorstellen voor toekomstige takenpakketten binnen de onthaalfunctie, ter validering door de Afdelingsverantwoordelijke. Hierbij leg je ook verwachte resultaten en indicatoren vast.
  •    Je zorgt voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten en verantwoordelijkheden binnen het Onthaal. Op die manier werk je mee aan het creëren van een lerende organisatie
  •    Je maakt een operationeel draaiboek. Je houdt ook een duidelijk en allesomvattend project logboek bij.
  •    Je werkt een plan uit voor de verdere uitbouw van een meer eenduidige en performante digitale gegevensdeling vanuit het Onthaal naar de verschillende operationele Afdelingen.

B.     Profiel

Ervaring

  •    Je beweegt gemakkelijk binnen een team en voelt noden en uitdagingen goed aan.
  •    Veranderingsprocessen zijn voor jou geen nieuw gegeven.
  •    Je hebt ervaring met projectwerkingen in een organisatiecontext.
  •    Je hebt ervaring met het opmaken van draaiboeken.
  •    Je hebt voeling met verwachtingen en noden van klanten.

Kennis

  •    Je hebt kennis van organisatieontwikkeling en veranderingstrajecten
  •    Je hebt theoretische en praktische kennis van projectmatig werken, procedures en procesbeheer

Competenties

  •    Je ben analytisch ingesteld
  •    Je kan zelfstandig werken
  •    Je verzorgt een open en transparante communicatie (top-down en bottom-up)
  •    Je bent empathisch ingesteld
  •    Je weet te overtuigen en te motiveren - coachen
  •    Je hebt een gestructureerde werkmethodiek en -discipline en je gaat planmatig te werk
  •    Je kan innovatieve ideeën vertalen naar werkbare concepten
  •    Je bent sterk in rapporteren

Naast de functie-specifieke competenties verwachten we van elke medewerker dat hij/zij integer is en verantwoordelijkheid neemt en:

  •    handelt vanuit een klantgericht perspectief;
  •    efficiënt en resultaatsgericht werkt;
  •    samenwerking vooropstelt.

Attitudes

  •    Je hebt een hands-on mentaliteit
  •    Je bent dynamisch
  •    Je bent sterk oplossingsgericht
  •    Je neemt innoverende initiatieven binnen een ruim kader
  •    Je bent flexibel en een echte teamspeler
  •    Je bewaakt de belangen van de organisatie

Vereiste studies

Je bent Bachelor Office Management of gelijkwaardig door naschoolse opleiding, bijscholing en/of ervaring.

Heb je niet het vereiste diploma, maar wel de nodige ervaring, dan kom je ook in aanmerking voor deze job.

Talenkennis

Nederlands (zeer goed)

Engels en Frans (goed)

Diversiteitsclausule

Bij IN-Gent vzw werk je in een geëngageerde omgeving en maak je deel uit van een diverse organisatie.

IN-Gent voert een gelijke-kansenbeleid. IN-Gent vzw wil in haar personeelssamenstelling een weerspiegeling zien van de diversiteit in de samenleving. Als werknemer of als sollicitant: iedereen krijgt dezelfde kansen. Leeftijd, afkomst, geslacht of een eventuele beperking maken bij je sollicitatie geen verschil. We selecteren je op basis van je kwaliteiten en vaardigheden.

C.     Aanbod

Je komt terecht in een zelfsturend creatief team binnen een diverse en bewegende organisatie. Wij bieden een geëngageerde werkplek die inzet op een open en diverse samenleving.

Contract

  •    Bepaalde duur: 4/5de tot en met 31/10/2019
  •    Vermoedelijke startdatum: zo snel mogelijk

Plaats tewerkstelling

INTEGRATIE EN INBURGERING GENT

KONGOSTRAAT 42 9000 GENT

Mogelijkheid tot structureel telewerken (max. 1 dag/maand)

Salaris

  •    Loon: barema B1b (PC 329.01), met maximum 5 jaar anciënniteitsovername
  •    maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, pensioensparen en vergoeding woon-werkverkeer

D.     Waar en hoe solliciteren?

Via e-mail: sollicitaties@in-gent.be

Solliciteren doe je door je motivatiebrief en CV te mailen, t.a.v. Schockaert Karin, Teamcoördinator HRM, ten laatste op zondag 21 april 2019.

Sollicitaties die binnen komen na 21/4/2019 worden niet weerhouden.

Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun ervaring, competenties en motivatie. Geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek op donderdag 25 april 2019, voormiddag en namiddag.

Gelieve deze datum vrij te houden.

Details
  • Betaalde job
  • Deeltijds
  • Loon: barema B1b (PC 329.01), met maximum 5 jaar anciënniteitsovername
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    bij sollicitaties@in-gent.be
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Meer informatie Werkgever
INTEGRATIE EN INBURGERING GENT
Kongostraat 42
9000  Gent