Responsable Back-Office

Echos Communication (echoscommunication.org) est une ONG initiatrice de changements dans la coopération au développement par l’activation des dynamiques humaines. Certaines activités se déroulent également en Belgique. Pour les mener, les coordonner et les développer, Echos Communication recherche :

Les activités d’Echos Communication s’étoffent et ceci nécessite un renforcement du back-office reprenant les matières transversales en matière de gestion des ressources humaines, de finance, d’approvisionnement en petit matériel ainsi que d’assurer le suivi du respect des processus.

 

Mission :

La.le responsable du back office du bureau sera en charge

  1.       de faciliter les processus standards (RH, finances, administration, communication) : écriture, mise en page et expédition de lettres, classement, publications internes, …
  2.       des approvisionnements du bureau pour permettre aux collaborateurs d’y effectuer leur travail ;
  3.       d’être un.e référence pour la base de données de contacts
  4.       d’appuyer la communication, opérationnelle et interne : relecture des articles sur Youmanity.org, diffusion d’informations
  5.       de donner un appui ponctuel à la mise en œuvre, à la couverture médiatique et à la clôture administrative des projets

Activités et Responsabilités :

En appui à la finance :

-          Classe et traite les factures pour préparer leur paiement et leur encodage et leurs justificatifs,

-          Réalise les recherches nécessaires de justificatifs auprès des fournisseurs et membres de l’équipe,

En appui à la gestion du personnel :

-          Complète toutes les informations standardisées les documents administratifs requis pour la gestion administrative des collaborateurs : congés, certificats, …

En tant que responsable du suivi du respect des procédures :

-          Mets à jour les documents de procédures

-          Mets à jour le document de suivi des projets

En tant que responsable de l’équipement du bureau :

-          Organisera à intervalles réguliers le réapprovisionnement du bureau en petits matériels,

-          S’assurer d’appels d’offre à intervalles réguliers

-          Gestion des fournisseurs

-          Organise le classement et l’archivage des documents

En tant que référent/e pour la base de données des contacts :

-          Etablira l’organisation et l’encodage de la base de données unique de l’association.

En tant qu’aide ponctuelle à l’équipe :

-          Les 5 collaborateurs du bureau de Louvain-la-Neuve pourront demander un appui ponctuel à l’administrateur/trice back office du bureau.

Compétences requises

-          Aimer l’administration et l’appui à une équipe

-          Sens de l’organisation, précision dans le travail effectué et orienté résultats

-          Aimer travailler en équipe, en multitâches avec flexibilité, et communiquer aisément

-          Fiabilité

-          Prendre des initiatives

Echos Communication encourage vivement la diversité au sein de son équipe.

Conditions de travail :

-          Le lieu de travail est Louvain-la-Neuve, siège de l’ONG.

-          Contrat à mi-temps, du type Contrat à Durée Indéterminée. De préférence les lundi, mardi et 1 jeudi sur 2 (à négocier)

-          Salaire : grille salariale de la Convention Paritaire 329.02 + tickets restaurant, assurance hospitalisation et avantages légaux

-          Début du contrat : dès que possible

-          Si vous êtes intéressé(e), veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV à Laura Ganza à l’adresse mail suivante : laura@echoscommunication.org avant le 26 septembre 2019

Details
  • Betaalde job
  • Deeltijds
  • Loon: grille salariale de la Convention Paritaire 329.02 + tickets restaurant, assurance hospitalisation et avantages légaux
  • Online sinds
  • Solliciteren voor
    bij laura@echoscommunication.org
    met referentie Responsable Back-Office
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
Meer informatie Werkgever
Echos Communication
Rue Fulton 7
1000  Bruxelles